Gestão de compras: entenda a importância da auditoria no seu supply chain e como fazê-la.

Segundo o dicionário Michaelis, auditoria é um “procedimento de análise, investigação e validação de um sistema, atividade ou informação.” Com ele, empresas podem compreender melhor sua realidade e avaliar o quanto, de fato, estão próximas de seus objetivos na gestão de compras e do negócio como um todo. 

No entanto, essa análise vai além de entender as metas corporativas. Ela é capaz de proteger a empresa de danos irreparáveis a sua reputação e prever desafios futuros, aliviando implicações arriscadas e controlando custos no processo de compras. Um ótimo exemplo da indústria farmacêutica é a COVID-19. Uma boa auditoria teria sinalizado dados em tempo real de fornecedores da China e previsto que fechariam suas portas com dias ou semanas de antecedência.

Entender o mercado em que se trabalha e suas relações é fundamental para uma boa gestão de compras e são softwares, hoje em dia, que auxiliam esse tipo de auditoria a ficar cada vez mais preciso e eficaz para acompanhar as mudanças do mundo, vide o e-Procurement da Nimbi.

Então, como fazer uma boa auditoria no processo de compras?

1. Defina metas objetivas e mensuráveis

A primeira etapa de qualquer auditoria é entender seus objetivos com a análise. Cada meta precisa ser específica e palpável por meio de dados coletados ao longo do processo. Um bom exemplo seria estabelecer uma relação mais segura com o fornecedor e trabalhar para que ele reduza sua emissão de gás carbônico em determinado período. Dessa forma, dados como histórico de conformidade, reputação, relatórios de riscos e fonte e custos dos materiais desse parceiro podem ser boas métricas para acompanhar. 

Como a tecnologia pode ajudar?

O e-Procurement da Nimbi é dividido em módulos para cada etapa do processo de compras, e um deles é o Certifica+. Com ele, sua empresa consegue fazer uma homologação precisa de cada fornecedor, e ter uma visibilidade simples e rápida do método de aprovação de categorias, documentos, questionários e sessões de cadastro, permitindo que identifique qual etapa ainda está em aprovação e qual é a área responsável por esta aprovação.

1. Crie um fluxograma com papéis claros

Cadeias de suprimentos costumam ser complicadas e dinâmicas, por isso ter um roteiro visual do processo pode ajudar a gestão de compras a ser mais eficiente sem que nenhuma etapa seja esquecida. Fluxos organizacionais, de suprimentos e de aquisição são apenas alguns que precisam ser monitorados e mapeados, identificando o tomador de decisão e equipe responsável por cada um. 

Como a tecnologia pode ajudar?

O módulo Compra do e-Procurement da Nimbi traz facilidade ao sistema de aprovação por meio de aplicação web e apps, além de ajudar na visualização do fluxo de responsáveis, agilidade na identificação e cobrança das pendências do workflow, reduzindo lead-time e não-conformidades. Com rastreamento e auditabilidade de todo o processo, mantém-se o registro de todas as ações dos requisitantes, compradores e aprovadores com um aumento de produtividade em até 30% e possibilidade de gestão por exceção.

1. Negocie e identifique custos

Ao entender melhor o processo de compras e cada responsável, é possível eliminar etapas desnecessárias ou desatualizadas e melhorar o sistema como um todo. São até mesmo os pequenos ajustes em custos assim que podem fazer toda a diferença na integridade financeira da empresa e levar a uma administração mais precisa e eficiente. 

Por isso, identifique os produtos que têm menor demanda e custam demais para fabricar, converse com departamentos e fornecedores sobre meios mais sustentáveis de produção, estabeleça parcerias transparentes e tenha uma comunicação aberta. Assim, quando for negociar, já terá diversos parâmetros de decisão com que trabalhar. 

Como a tecnologia pode ajudar?

Ao utilizar o módulo Negocia do e-Procurement da Nimbi, sua empresa terá uma negociação de preço mais fácil com os fornecedores gerando ciclos de negociação e equalização das respostas por meio de um mapa comparativo que pode ser exportado para excel, a fim de permitir a melhor opção de compra de acordo com as políticas internas do negócio.

Todos os itens acima vão ajudar a auditoria da sua cadeia de suprimentos a melhorar. No entanto, sabemos que é uma tarefa complexa que exige muito mais que uma equipe de seres humanos. É por isso que a tecnologia pode ser uma grande aliada que aparece sempre que precisar, como aconteceu neste texto. 

Com a ajuda de um e-Procurement ou software de automação, é possível que sua empresa consiga acompanhar todos os regulamentos sendo atualizados constantemente, identificar fornecedores subqualificados ou inconsistências sistemáticas, e até ter uma gestão de compras mais sustentável e dados mais seguros.

Quer conhecer melhor a Nimbi e como ela pode ajudar no seu processo de compras? Leia outros artigos deste blog ou acesse o site.