Colocando o gerenciamento inteligente de despesas no mapa

Os sistemas de posicionamento global – da sigla em inglês GPS – não são mais uma novidade para os consumidores de hoje, que estão acostumados a aproveitar diariamente os mais variados recursos de smartphones e tecnologias a bordo. Mas voltando um tempo atrás, você se lembra de quando os mapas em papel eram a nossa melhor esperança e único recurso para chegar a um destino? Pois é, e isso não faz muito tempo!

De maneira semelhante, a área de Compras foi mantida por muitos anos nesse processo em papel que era considerado "avançado", de acordo com Patrick McCarthy, vice-presidente sênior da SAP Ariba e SAP Fieldglass. Ainda hoje as aplicações de GPS acabam sendo subestimadas por muitas empresas, bem como outros sistemas de gerenciamento inteligente, deixando passar diversas oportunidades que as tecnologias podem oferecer às cadeias de suprimentos atuais.

Nesse contexto, Patrick compartilhou sua visão acerca do tema, contribuindo com pontos relevantes que podem agregar muito para o crescimento estratégico da área de Compras e Supply Chain. Continue lendo e confira!

A importância da transformação do setor

Não é segredo que a rotina da área de compras tem impacto direto na eficiência organizacional e na rentabilidade de qualquer empresa. Esse departamento é responsável por comparar fornecedores, organizar contratos, administrar as cadeias de suprimentos do negócio e atestar a qualidade dos serviços e produtos comercializados.

Considerando que estamos em uma época de grande Transformação Digital, ligada à maneira como a empresa se relaciona com seus parceiros, fornecedores e clientes, a importância do setor aumenta ainda mais, uma vez que as organizações precisarão se adaptar aos novos modelos de negociação e operação. No entanto, segundo Patrick, os livros e formulários contábeis continuam sendo a realidade prioritária para algumas empresas.

“As informações que esses papéis contêm podem ser proprietárias e até gerar valor por algum tempo, até que se tornem rapidamente obsoletos. Seja em negócios ou em uma viagem, a dependência de mapas velhos ​​ou de outras soluções em papel sempre leva ao mesmo lugar: um beco sem saída.”

Esse panorama começa a mudar quando entendemos a dinâmica do processo de compras com o avanço tecnológico desses dispositivos baseados em GPS, que simplificam drasticamente a experiência do usuário. “O GPS de uma década atrás seria equivalente a algumas plataformas de aquisição de terceiros, que podem ter algum grau de automação, mas, a menos que estejam totalmente integrados à plataforma principal (o sistema ERP), eles não constituem o investimento mais inteligente de tempo e recursos”. Diz o profissional, frisando a importância de compreender como o processo funciona na integração da empresa com a tecnologia para alcançar uma transformação benéfica.

Afinal, onde estamos hoje com as tecnologias de mapeamento?

De acordo com Patrick, existem aplicativos que podem ser totalmente integrados à plataforma (o smartphone) e aproveitar todos os seus recursos. Se você usa o acelerômetro do telefone ou sua capacidade de triangular via Wi-Fi para determinar suas coordenadas exatas, o objetivo ainda é levar o usuário do ponto A ao ponto B.

“Agora esses dispositivos são muito mais completos. Eles permitem obter informações compartilhadas por fornecedores externos e pela comunidade de usuários e oferecem informações em tempo real sobre construção ou reparo de estradas, engarrafamentos, eventos climáticos, acidentes, buracos e fechamentos de faixas. Hoje a integração é tal que o usuário nem usa seu telefone: tudo pode ser feito na tela nativa do veículo.”

Os sistemas de hoje já entendem todas as suas necessidades. O programa pode acompanhar o trânsito e perguntar quando foi à última vez que você entrou na academia, por exemplo. O que você documentou como as suas metas de condicionamento físico? Quais reuniões você tem no calendário e quanto tempo lhe resta? Segundo o profissional, “Os aplicativos estão começando a se integrar aos nossos objetivos, inferir nossas prioridades e otimizar nossos horários com base em sugestões lógicas de como podemos melhorar a dedicação de nosso tempo, seja a partir da navegação nos deslocamentos ou nos ajudando a melhorar a aptidão física”.

O gerenciamento inteligente de gastos

A evolução das tecnologias de mapeamento exemplifica onde o gerenciamento inteligente de gastos está hoje. De acordo com Patrick, as melhores soluções, tanto para a aquisição de bens diretos e indiretos quanto para o gerenciamento da força de trabalho externa, têm a capacidade de orientar os usuários a partir de um processo e, aproveitando o conteúdo de terceiros, alertá-los para qualquer problema ou desafio próximo, para que assim estejam melhor informados e tomem melhores decisões.

“Essas oportunidades, possibilitadas pelas redes digitais baseadas na nuvem, estendem a vantagem competitiva a uma escala nunca antes imaginada. Avançamos um milhão de milhas a partir do ponto em que estávamos.”

Vamos exemplificar?

Em termos práticos, o que significa essa tendência em direção à uma maior inteligência para o setor de Compras? Patrick compartilhou um exemplo interessante de como o processo pode funcionar.

“Suponha que eu compre dois milhões de euros de uma determinada classe de produtos. O sistema deve estar ciente de que existem novas fontes de suprimento para esse tipo de item que acabaram de entrar on-line no Leste Europeu, por exemplo, e que eu não tenho relacionamentos existentes com fornecedores nessa região. Portanto, deveria convidá-los para este evento de fornecimento. E, a propósito, como é de dois milhões de euros, eu deveria convocar dez fornecedores em geral para obter ótimos resultados. E seguir um processo de lance 10-5-2 (processo de aquisição em fases), antes de definir o fornecedor.”

Nesse sentido, com base na exposição cambial, nos problemas de transporte e unidades de gestão, é possível entender o custo total de aquisição. O profissional continua o raciocínio: “Com custos mais precisos, sou capaz de determinar onde obter a melhor qualidade e o melhor custo por unidade. Além disso, posso incluir um conjunto de questões de responsabilidade social no pacote da concorrência, uma vez que o sistema conhece os valores da minha marca e os objetivos da Responsabilidade Social Corporativa, visto que é de conhecimento geral que essa classe especifica de produtos pode estar sujeita a alguns desafios em termos de práticas trabalhistas injustas ou regulamentações ambientais”.

Conclusão

Em termos de transporte e logística, a tecnologia GPS e as ferramentas de rastreamento de localização são uma necessidade absoluta. A tecnologia oferece um vasto número de benefícios, além de apenas ferramentas de relatório mais informadas. Há um potencial de transformar todas as suas operações, melhorando a eficiência, reduzindo os custos e oferecendo mais garantias a todas as partes.

Por fim, o profissional finaliza: “Trata-se de gastos inteligentes: uma plataforma totalmente integrada capaz de gerenciar os gastos atuais com inteligência organizada e baseada na comunidade para informar os usuários sobre as melhores maneiras de executar e traçar um caminho estratégico. Sem nenhum mapa em papel”.

Já que você chegou até aqui, aproveite para ler também >

Conheça o PUDO e revolucione o seu método de entrega

Ciclo PDCA: entenda como administrar problemas na gestão de processos

RPA: mais produtividade no processo de compras

Live University – Inbrasc

Se deseja aprimorar seus conhecimentos na área de Supply Chain, Compras e Logística acompanhando as tendências da área, você está no lugar certo! Conheça os cursos da Inbrasc, uma das escolas da Live University. Aqui você encontra workshops, eventos, MBA, pós-graduação e muito mais. Clique aqui comece já a sair da teoria e aplicar na prática!