Dimensionamento de Equipes de Procurement: Qual o Melhor Critério?

O dimensionamento adequado de uma equipe de compradores é um dos desafios centrais para garantir eficiência e otimização dos processos de Procurement. Uma pesquisa recente realizada com executivos do Supply Leaders Club trouxe insights valiosos sobre os principais fatores levados em conta ao definir o tamanho da equipe de compras.

Critérios para Dimensionamento

Ao perguntarmos “o que sua empresa considera mais relevante ao dimensionar a equipe de compradores?”, as respostas foram distribuídas da seguinte forma:

• Volume de Spend Gerenciado: 0%
• Número de Requisições: 2%
• Uma combinação de ambos: 98%

A predominância da escolha por uma combinação de ambos sugere que as empresas buscam um balanço entre o volume financeiro movimentado e a quantidade de processos gerenciados. Isso reflete a complexidade do Procurement moderno, onde a carga de trabalho não é definida apenas pelo dinheiro movimentado, mas também pelo volume de transações e a gestão de contratos.

Métricas Mais Utilizadas para Medir a Eficiência da Equipe

Perguntamos aos executivos quais são as métricas mais eficazes para medir a performance dos compradores. As principais foram:

• Spend por comprador: 20%
• Número de contratos gerenciados por comprador: 4.6%
• Volume de RFQs/RFPs: 53.8%
• Tempo médio de ciclo de compras: 1.5%
• SLA e nível de serviço das requisições: 20%

A pesquisa evidencia que, além do volume gerenciado, a rapidez e a capacidade de agregar valor financeiro são fatores essenciais para a formação de um time eficiente. O alto percentual atribuído ao volume de RFQs/RFPs demonstra que a agilidade no processamento e a capacidade de lidar com múltiplas solicitações são diferenciais competitivos.

Qual o Tamanho Ideal da Equipe?

Outro aspecto importante levantado foi o número ideal de compradores por empresa. Com base nas respostas, as companhias costumam adotar diferentes abordagens:

• Empresas com baixo spend e poucas requisições tendem a ter equipes reduzidas (1 comprador para cada 20 milhões em spend).
• Empresas com grande volume de compras e alto número de requisições podem precisar de um ratio menor (1 comprador para cada 4 milhões em spend).

Além disso, há um fator crítico a ser considerado: a complexidade das categorias gerenciadas. Em categorias estratégicas, onde as negociações são mais sofisticadas e exigem um nível alto de análise, a tendência é um número maior de compradores mesmo para um volume menor de spend.

Os resultados da pesquisa confirmam que não existe um “modelo único” para dimensionamento da equipe de Procurement. A tendência é adotar uma abordagem equilibrada, levando em conta tanto o volume financeiro quanto a carga operacional do time.

O dimensionamento da equipe de Procurement não pode ser tratado como uma métrica fixa, mas sim um processo de otimização contínua, baseado em eficiência operacional e geração de valor para a empresa.

Além das métricas abordadas, é essencial que os gestores considerem indicadores como:

• Automação de processos e uso de tecnologia: A digitalização impacta diretamente na necessidade de headcount.
• Nível de maturidade da área de compras: Equipes estratégicas podem operar com menos compradores, focando em negociações de alto impacto.
• Taxa de compliance e governança: Empresas que exigem um alto nível de conformidade podem precisar de mais profissionais especializados.
• Integração com outras áreas: O Procurement moderno atua de forma colaborativa com Finanças, Supply Chain e Operações, o que influencia no número de compradores.

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