5 Passos para aumentar o nível de serviço do fornecedor
Você colabora com seu fornecedor? Como o processo é formalizado? Como realiza o acompanhamento? Qual sistema você usa para planejar, agir, corrigir e fazer disso um processo funcional e rentável? Se você respondeu não a qualquer uma destas perguntas, sinto em lhe dizer, mas você – como a maioria das empresas – não pratica a colaboração.
Já dizia o ditado: “Falta de dinheiro é mãe da criatividade”. Como citado no texto “Gestão de Estoque: Conheça a iniciativa que promete reduzir custos e aumentar o nível de serviço” – onde falamos um pouco sobre o cenário atual de abastecimento - a crise forçou pequenas, médias e grandes empresas a procurarem novas alternativas para melhorar o rendimento de seus negócios, e a estratégia da vez é o CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment).
De acordo com Paulo Leônidas, Diretor de Abastecimento do Grupo Pão de Açúcar e membro do Conselho Deliberativo do Inbrasc, “o CPFR nada mais é do que uma política clara de colaboração, onde eu defino que tipo de informação será compartilhada, como é que se institui um processo de reunião, acompanhamento, discussão e formalização de holding map de trabalho”.
Melhoria de nível de serviço do fornecedor e consequente aumento de vendas foram os primeiros benefícios notados pelo Diretor de Abastecimento que já prevê melhorias no nível de estoque: “No último ano, com o pouco feito, tivemos uma melhoria de nível de serviço de 30% a 40% e decorrente aumento de vendas. Como nosso foco, no primeiro momento, foi melhorar a questão de disponibilidade de produto, ainda não tivemos redução do nível de estoque. No entanto, esperamos, no próximo ano, ganhar, ao menos, 10% de melhoria”.
Como implantar o CPFR em minha empresa?
Respira. Antes de qualquer coisa, vale ressaltar que a colaboração precisa integrar, além do setor de Supply, o Comercial. É de suma importância que ambos os departamentos estejam de acordo com as medidas a serem tomadas. Paulo acrescenta: “Falar em colaboração sem ter o braço comercial das duas companhias trabalhando em conjunto não existe. Até porque, muitas das dinâmicas de compra e venda estão em desacordo com as melhores práticas de Supply”.
Dito isto, estamos prontos para começar. Arregace as mangas e mãos à obra:
1 – Elaboração de Acordo de Parceria
Estabeleça, junto ao fornecedor, normas e regras para a relação de colaboração – não se esquecendo de tratar das perspectivas de confidencialidade que trarão a confiança e, consequentemente, a transparência necessária para a troca de informações. Alinhe as expectativas de ambas as partes. Defina a dinâmica e mecânica de troca de dados – verifique a disponibilidade de recursos de hardware, softwares e medidores de desempenho.
Para Paulo, este primeiro momento é desafiador. Mas, após desenhar o método com o fornecedor, o processo torna-se rápido e funcional: “Hoje, por exemplo, estamos realizando um trabalho bacana com a Unilever, onde eu divido muitas informações com eles - em relação às vendas, oferta, quantidade de estoque, quantidade de produtos nas lojas e etc – e eles me avisam em caso de falha na produção, mudança de item de linha, mudança de CD, e etc. A partir disso, eu consigo trabalhar super bem com eles em termos de planejamento de estoque e, no final das contas, conseguimos diminuir o problema de falta de produto”.
2 – Definição de Plano de Negócios Conjunto
Em conjunto, defina as suas estratégias individuais e coletivas dentro da parceria. A partir das expectativas alinhadas na etapa anterior, trace objetivos e táticas a serem utilizados. Coloque em discussão as estratégias já adotadas para cada categoria de produtos e o calendário promocional das mesmas. Defina, também, os parâmetros do gerenciamento de cada categoria, como, por exemplo, pedidos mínimos ou múltiplos, lead times, intervalo entre pedidos, etc.
Recomenda-se reavaliar este plano de negócio conjunto a cada 4 ou 6 meses. No entanto, vale lembrar: Empresas diferentes, necessidades diferentes. No caso do Grupo Pão de Açúcar, por exemplo, Paulo afirma: “Os fornecedores realizam uma reunião semanal com o gerente que cuida da categoria. Já eu, na função de Diretor de Abastecimento, tenho, oficialmente, uma reunião mensal com fornecedores para alinhar indicadores, grandes planos e etc”.
3 – Previsão de Vendas
Caso não tenha, desenvolva as previsões de vendas da sua empresa. Para isso, o fabricante deve levar em consideração as informações dos pontos de venda e do calendário promocional do varejista, e o varejista deve levar em conta o marketing do fabricante.
Paulo afirma que os esforços na captação de informação não são – e nem devem ser - poupados: ”Seguindo com o exemplo da Unilever, a companhia teve que rodar o Brasil inteiro a fim de analisar as características de cada uma de nossas regionais para poder entrar em colaboração”.
4 – Previsão Conjunta
Identificando Exceções nas Previsões de Vendas
Previsões individuais concluídas, o próximo passo é analisar, de uma forma conjunta, as informações captadas por ambas as empresas no intuito de identificar tendências e exceções. Para isso, o ideal seria utilizar um sistema informatizado, no qual cada empresa fornece suas previsões, para que, em função dos parâmetros definidos no plano de trabalho conjunto, as exceções sejam identificadas.
Segundo Paulo, 2017 será o ano de conclusão de um projeto pioneiro no cenário varejista nacional: “Hoje, por exemplo, você possui muita informação solta em arquivos do Excel e emails informais. Às vezes você precisa checar a consistência de um indicador e ele, não obrigatoriamente, está validado. Então, o que queremos agora é colocar todo o holding map de trabalho, planilhas e indicadores num só lugar e, com isso, trazer todos os nossos fornecedores para a mesma plataforma”.
Analisando Dados
Após identificar as exceções, os tomadores de decisão de ambas as empresas trabalham em conjunto para analisá-las. O intuito é buscar os motivos pelos quais elas ocorreram e, ao mesmo tempo, chegar a um consenso acerca do valor previsto. As razões para o surgimento de exceções estão, geralmente, relacionadas à falha na comunicação. Exceções analisadas, bata o martelo e incorpore as mudanças no Plano de Previsões de Vendas.
5 – Gestão de encomendas
Elaborando Previsão de Ordens de Ressuprimento
Tendo como base de dados o Plano de Previsão de Vendas, elabore, junto ao fornecedor, uma previsão das ordens de ressuprimento. Para isso, além de levar em conta a previsão de vendas estabelecida nas etapas anteriores, não se esqueça de incluir outros fatores já pré-determinados, tais como políticas de estoque, frequência de pedidos e lead times de ressuprimento.
Identificando Exceções
Neste momento, utilize todo no Know-How que você adquiriu na Etapa 4 do CPFR para, então, identificar as exceções da Previsão de Ordens. No entanto, diferente da Previsão de Vendas, estas exceções estão exclusivamente relacionadas à capacidade dinâmica do fornecedor (fabricante ou distribuidor).
Analisando Dados
Varejista, muita atenção a esta etapa! Analise as exceções conjuntamente, de modo que o fornecedor tenha capacidade de atender a previsão de ordens. Com isso, ao mesmo tempo em que consegue reduzir os níveis de estoque, você também garantirá maior segurança no ressuprimento.
Transformando Ordens Previstas em Pedidos Firmes
Chegamos à última etapa do CPFR. Para concluí-la, você deve observar pedidos constantemente validados e, a partir de determinado período de tempo, considerá-lo firme. Você pode investir num processo automatizado para facilitar a transformação das previsões em pedidos firmes.
Você deve estar se perguntado: Neste caso, como o preço é estabelecido? Quando há relação de colaboração, a negociação de valores deixa de ser uma barreira. No CPFR, o preço é acordado periodicamente, não mais fazendo parte do dia-a-dia das empresas. Com isso, é importante dizer: Se você não aceita abrir mão de vantagens a curto-prazo – obtidas através de negociação de preço – para alcançar metas compartilhadas a longo-prazo, o CPFR não serve para sua empresa.
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