Ciclo PDCA: entenda como administrar problemas na gestão de processos

Vamos começar com as seguintes questões: você sabe definir o que é processo de trabalho? Além disso, você sabe definir a qualidade de um produto? Você já usa o PDCA na sua empresa ou sabe o que é essa ferramenta de gestão e quais as suas vantagens? Reflita.

Se a resposta for sim para todas essas questões, então você está de parabéns, pois esse é um sinal de que você realmente se preocupa em trabalhar com mais eficiência! Já se as respostas forem negativas, vale ficar de olho neste artigo, porque vamos esclarecer direitinho o que o Ciclo PDCA pode fazer por você e por sua equipe! Continue a leitura e entenda!

No atual mundo corporativo, as empresas buscam cada vez mais por meios de aperfeiçoarem seus processos a fim de reduzir custos, ampliar lucros e aumentar a satisfação de seus clientes. Neste contexto, o planejamento estratégico é essencial, e para executá-lo com eficácia e de forma contínua, os gestores utilizam muito uma metodologia conhecida como ciclo PDCA, cujo pode ser útil em diferentes tipos de empreendimentos, atuando em diversas frentes, desde grandes indústrias até pequenos comércios.

Essa metodologia surgiu a partir do conceito de Total Quality Control (Controle Total de Qualidade), acreditando que a qualidade de um produto ou serviço só é alcançada quando a empresa consegue administrar todo o seu ciclo de processos, e não apenas verificar os resultados obtidos. Sendo assim, apenas separar o bom do ruim, o acerto do erro, não garante uma qualidade real. O conhecimento e a administração do sistema são fundamentais para uma determinada empresa alcançar seus reais objetivos e, consequentemente, atingir o sucesso planejado.

Para nos ajudar a entender melhor alguns pontos importantes a cerca dessa metodologia, entrevistamos Carlos Montagner, professor da Live University e especialista em Supply Chain, Logística e Operações.

1 - Primeiramente, como foi criada a metodologia PDCA?

Carlos - A origem da metodologia data das primeiras décadas do século 20, por um físico norte americano chamado Walter Andrew Shewhart, e foi adaptada algumas décadas depois por W. Edwards Deming, considerado por muitos como “o pai da qualidade dos tempos modernos”, com base em um método científico publicado no século XVII por Francis Bacon. A nominação “Ciclo PDCA” também pode ser encontrada em literatura ou uso profissional com os nomes “Ciclo de Shewhart” ou “Ciclo de Deming”.

2 - O que é o ciclo PDCA? Como funciona e para o que especificamente ele serve?

Carlos - Metodologia repetitiva com 4 etapas, funcionando a partir do planejamento e execução de ações de melhoria, que executadas de forma sucessiva buscam promover melhoria contínua a qualquer tipo de processo ou ramo de atividade.

3 - Quais são as fases do ciclo PDCA e suas respectivas características?

Carlos - São 4 as fases do ciclo PDCA, que devem ser utilizadas de maneira integrada e que servem para validar cada uma das fases antecedentes:

- A primeira delas é Plan (Planejar), na qual estabelecemos aquilo que queremos atingir (objetivos ou metas). Importante nesta etapa é buscar resultados factíveis, de modo a fazer a roda girar sem que haja, num primeiro momento, questionamento sobre a viabilidade de utilização da metodologia.

- Depois temos a etapa Do (Fazer/Executar), que deve buscar realizar as ações necessárias para o atingimento dos objetivos ou metas definidos na fase anterior. Importante nesta fase é construir um plano de ação robusto, com responsabilidades e prazos acordados com os executores;

- Na sequência a etapa Check (Checar/Validar), que visa confrontar os resultados obtidos a partir do plano de ação desenhado, e sinalizar aos envolvidos se o caminho percorrido está correto ou se são necessárias correções de rota;

- Por fim, a etapa Act (Agir/Ajustar) tem por finalidade promover as mudanças nos planos iniciais, de modo a garantir que os resultados não atingidos sejam posteriormente alcançados, e também buscar garantir que ações bem-sucedidas possam ser replicadas em outros processos.

4 - Como aplicar essa metodologia na gestão de melhoria e qualidade de uma empresa e no gerenciamento de processos?

Carlos - Implementar uma cultura de melhoria contínua requer esforço e persistência, pois somente o treinamento em ferramentas e metodologia não garante o sucesso da empreitada. A empresa deve buscar reconhecer os bons resultados obtidos, sem esquecer que não deve punir os resultados insatisfatórios, mas sim avaliar o que não funcionou e que deve ser aprimorado. Este tipo de cultura deve ser desenvolvido em ambiente interativo, onde todos devem estar motivados na busca pela evolução constante, e com entendimento de que todas as lições devem ser incorporadas ao processo de melhoria.

5 - Quais as vantagens e desvantagens na implementação de um ciclo PDCA dentro de uma organização?

Carlos - Um processo bem implementado não deveria apresentar desvantagens, pois se trata de melhoria contínua, com reflexos no resultado financeiro e consequente aumento de competitividade no segmento de atuação. Porém um processo que não apresente evolução, ou que esteja entregando resultados aquém do projetado em momento de implementação, pode gerar frustrações e sentimento de incapacidade a alguns membros ou áreas de negócio dentro da organização.