Viagens Corporativas: Como enfrentar um dos maiores gastos da área de Compras?

Por incrível que pareça, é comum que as viagens corporativas representem até 10% (!) dos gastos de uma área de compras.  Mas será que em todas as empresas esse gasto enorme é justificado?

Provavelmente não, até por que 10%, convenhamos, é muita coisa. Para fugir dessa cilada, o primeiro passo é descobrir se o seu gasto hoje é proporcional às necessidades e as pretensões da sua empresa com as viagens corporativas.

O quão estratégicas para o negócio são as viagens? Todas as viagens que têm sido feitas são realmente necessárias e justificam o gasto? Ao fazer esse tipo de análise, você pode se surpreender, por exemplo, ao descobrir que muitas viagens poderiam ser resolvidas por uma simples conferência.

Numa empresa que nunca teve uma gestão mais atenta de viagens, é ainda comum que muita coisa seja feita por costume. O uso de certas rotas ou certos meios de transporte, sem a devida análise de custo-benefício.

Trade-off: savings x qualidade

Ao começar a abordar essas questões, um dos primeiros grandes desafios a serem encontrados será sem dúvida o trade-off savings x qualidade.  É uma questão lógica. Quanto mais dinheiro se economiza, menos qualidade é possível ter. É preciso então dosar e encontrar qual o equilíbrio correto entre o seu orçamento e as necessidades e vontades.

Perguntamos para uma profissional Head de Compras de uma grande empresa para saber como ela lida com o problema.

“Nestes contratos a qualidade impacta diretamente os savings e cost avoidances. Muitas empresas focam sua negociação no fee por transação quando, na verdade, estes valores têm sofrido um achatamento expressivo devido ao aumento do uso das plataformas e aplicativos e, percentualmente falando, já não são tão relevantes quando se considera o volume gasto com aéreo e terrestre”, relata Erica Riera, da Dentsu Aegis Network.

A importância da política de viagens

Uma vez feita a análise sobre o quão estratégicas as viagens corporativas são para a empresa, é de suma importância ter uma política detalhada e transparente.

“As regras contidas nas políticas de viagens devem refletir a cultura e necessidades de cada empresa. Deve constar em todas elas as responsabilidades do viajante, como funcionam as aprovações, incluindo regras e exceções, além dos limites para cada tipo de gasto”, destaca Erica.

Um dos pontos mais sensíveis das políticas normalmente são as regras de reembolso. Esse pode ser um dos maiores buracos de gastos em viagens corporativas, pela imprevisibilidade e falta de critérios bem estabelecidos.

Os funcionários também precisam ser bem treinados sobre aquilo que podem ou não ter direito a reembolso. Ter uma política no papel de nada adianta, se as pessoas não a conhecem.

Automatização e uso de softwares

Como automatizar é sinônimo de cortar custos, esse também é um caminho bem interessante. Mas o que pode ser automatizado na gestão de viagens? E o uso de softwares, vale mesmo a pena?

“Esta é uma boa discussão, considerando o nível de ferramentas que as empresas dispõem, e por isso minha resposta é sempre no sentido de que qualquer fornecedor para ter vida longa deve agregar valor, trazer inovação e não ser apenas uma commodity.

Como outras discussões sobre o assunto automatização, o que é operacional deve ser automatizado: viagens simples de ida e volta ou reservas padrão e isso pode ser feito na plataforma da agência de viagens, deixando todos os dados centralizados, o que também traz melhores oportunidades comerciais, visibilidade e compliance ao processo de aprovação e pagamentos.

Já alguns itens mais complexos merecem uma atenção maior e as agências podem agregar maior valor, como por exemplo: multi-trechos internacionais, eventos, cancelamentos e alterações.

Os funcionários das empresas contratantes devem focar nas atividades relativas ao seu trabalho e não perder horas com reservas, além de não terem a expertise para a tomada de algumas decisões mais específicas. Com a redução dos fees, uma boa agência acaba fazendo diferença o que compensaria com grande margem os custos diretos por utilização.

Uma agência de qualidade, com pessoal experiente e qualificado, que oferece bons acordos com companhias aéreas e hotéis, além de soluções inteligentes para as reservas, acaba trazendo resultados em um volume muito mais significativo”, defende Erica.

15° Maratona de Supply Chain

Para saber mais sobre este assunto e vários outros, você não pode deixar de conferir a 15° Maratona de Supply Chain, que acontecerá nos dias 13, 14 e 15 de maio. O terceiro dia conta com uma programação super especial de Supply Transformation, com cases sobre transformação digital na área. Confira a programação!