Quais os riscos de um cadastro não saneado ao enquadrar o NCM? E os erros mais comuns encontrados nas auditorias?

São várias as possibilidades, mas as principais são as falhas nas obrigações acessórias, gerando assim multas ou sanções legais impostas pelo Fisco, devolução de créditos e impostos além de multas por lançamento de crédito indevido, risco de ser classificado como co-participante, prejuízos financeiros com processos fiscais e custas com advogados e multas, entre outros. Além do enquadramento errado do NCM aos itens, existem erros básicos como uso de cadastro genérico com código 99999999 ou 00000000, duplicidade de NCM para itens similares, uso de descrição em idioma estrangeiro e campos fora do padrão.
O enquadramento do código da NCM é uma atividade complexa e que exige conhecimento fiscal tributário, assim como conhecimento técnico do item a enquadrar. Um exemplo disso é o que acontece com as chapas metálicas que, a depender de composição do metal, espessura, forma de fornecimento e até método de fabricação, podem indicar até 62 opções diferentes de código NCM. E onde estão estas informações? Na descrição técnica!
Complexidade:
Mais de 170 obrigações acessórias, variável por tributo, empresa, atividade, etc.
76 Tributos em âmbito nacional – impostos diretos e indiretos, taxas, contribuições de melhorias e outras espécies.
Mais de 100 tipos de documentos fiscais. Três níveis de governo com competência legislativa para instituir e cobrar tributos.
Três grandes subprojetos: escrituração contábil digital, escrituração fiscal digital e a nf-e – ambiente nacional. Iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal. Carga tributária incide sobre a produção, o consumo, a renda e o patrimônio.

O problema é que na grande maior das bases de dados as descrições dos itens não estão claras e nem contemplam todas características necessárias para o correto enquadramento (descrições genéricas e parciais).
Tendo em vista solucionar este problema, e também ter um maior controle em relação ao tratamento fiscal das Mercadorias, Bens e Serviços, muitas empresas vêm investindo no saneamento e padronização de seus cadastros de materiais, produtos e serviços, o que é feito através da aplicação de Padrões de Descrição (PD), regras de formação de descrições, equipe técnica e sistemas especialistas com fluxos de cadastros personalizados.

Os PD’s contêm as regras de formação das descrições curtas e especificações para compra, abreviaturas, as características obrigatórias e mínimas que irão garantir a unicidade e clareza necessária para os enquadramentos fiscais, para a realização das compras de forma correta e mais eficiente, assim como melhor visibilidade dos processos e melhor gestão. Os PDs são construídos com base nas informações dos fabricantes dos itens e com conhecimento sobre as necessidades de formação das descrições para comercialização e enquadramento fiscal. Algumas vezes não parece necessária uma característica quando se avalia especificamente a necessidade de Compras, mas existem casos que sem estas não se consegue a determinação do NCM. Um exemplo disso são as partes e componentes específicos de máquinas e ou equipamentos, onde se tivermos sua referência e nome do fabricante é possível comprá-la, mas falta ainda a informação de sua Aplicação ou até a Subaplicação para se enquadrar o NCM.
Outra questão é sobre a descrição abreviada, onde muitos ERPs restringem este campo a 40, 60 ou 240 caracteres. Não é possível colocar todas características de forma abreviada na descrição curta e por isso orientamos utilizar a descrição completa tanto para a compra quanto para a classificação fiscal.
Ainda há outra questão para se preocupar, ou seja, periodicamente o fisco realiza atualizações nas regras e códigos NCM, com aberturas e exclusões de códigos e que gera a necessidade de constantes manutenções e monitoramentos nas bases de dados. Atuar proativamente na identificação e correção em lote das atualizações evitarão riscos fiscais com possibilidade de prejuízo financeiro para a empresa por descumprimento de obrigação acessória.
Atuar de forma estratégica é dar valor a este ativo tão importante, a base de cadastros saneada, a qual deve ser vista como um diferencial quando se busca otimizar os lucros, reduzir exposições e riscos, além de viabilizar outras iniciativas que trazem mais competitividade para o negócio da empresa.
A proposta de valor da Astrein consiste em minimizar, na era do fisco on-line, os riscos de penalidades por erros involuntários através da padronização, saneamento e manutenção dos cadastros de materiais, serviços, clientes e fornecedores, assim como a classificação fiscal dos itens (NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul) e monitoramento, alinhando-os aos padrões do SPED e Nota Fiscal Eletrônica