Como reduzir os custos através de um orçamento base zero (OBZ)?

A otimização de custos é uma realidade cada vez mais presente na maior parte das organizações, mas sabemos que qualquer corte de custos é uma tarefa complexa para área de compras. É natural atrelarem à área de compras o papel de “negociadores” nas empresas, no entanto, trata-se de uma área com dados e informações extremamente ricas para um processo de Orçamento Base Zero.

Orçamento base zero (OBZ) é basicamente um planejamento orçamentário que zera as bases históricas passadas e precisa ser totalmente aprovado partindo do “zero”. Essa metodologia foi desenvolvida em meados da década de 70 por um professor norte-americano chamado Peter Pyrr e chegou a ser utilizada inclusive no governo de Gerald Ford (EUA).

Apesar da popularização deste conceito, uma série de empresas no momento do orçamento anual considera os números do exercício anterior, o famoso OBH (Orçamento Base Histórico), e aplica algum tipo de reajuste inflacionário, submetendo os números para aprovação.

Com a exclusão dos números históricos através da implementação do OBZ, cria-se um momento ideal para se decidir de onde surgirão as principais oportunidades de produtividade e redução de custos. Naturalmente, não existe a necessidade de se aplicar esta ferramenta todos os anos, uma vez implementada, recomenda-se uma revisão periódica do processo.

A metodologia, com auxílio da área de compras, que detém grande conhecimento dos contratos, da estratégia da empresa e do negócio propõe uma profunda análise das prioridades. Neste cenário, a área de suprimentos pode aproveitar o projeto de várias maneiras: como owner do projeto, como corresponsável, focada nas renegociações e spend analysis ou como área suporte para a análise de viabilidade de cancelamento de contratos, devido ao conhecimento cross que detém de todas as áreas.

Existe uma analogia bastante interessante relativa ao OBZ que foca no “excesso de bagagem”. Se você vai fazer uma viagem e existe restrição no peso da bagagem, o reflexo natural é focar nos itens de suma importância e cortar o excesso de peso com os itens mais “dispensáveis”. É exatamente isto que o orçamento base zero fará: cortará de forma sistemática as despesas de menor relevância ao negócio.

As principais vantagens do projeto são: identificar a real importância das despesas e adicionalmente custos supérfluos, gerar transparência na composição orçamentária, abrir espaço para análise e renegociação de contratos, eliminar custos que não agregam valor e criar visibilidade para a liderança tomar as melhores decisões estratégicas.

Compras deve protagonizar um projeto de orçamento base zero e ser um pilar fundamental no desenvolvimento das ações. As áreas gestoras dos contratos podem ter certa resistência em eliminar determinadas atividades. Então, a partir desse momento entra o conhecimento dos gestores de suprimentos nas avaliações dos prós e contras em manter determinados serviços, das análises de TCO (total cost of ownership) e do balanço entre as áreas na questão orçamentária.

É importante notar também que apesar de todas as vantagens citadas ao longo do texto, qualquer tipo de projeto desta magnitude envolve riscos e é importante ter o mapeamento deles. São duas as principais barreiras que devem ser quebradas para a implantação deste tipo de metodologia: a barreira do envolvimento e da imparcialidade.

Todos os gestores precisam estar completamente envolvidos e cientes da complexidade do projeto, caso contrário, os resultados esperados não serão atingidos. A imparcialidade, por sua vez, é a capacidade dos gestores olharem os centros de custos e pacotes orçamentários sem tentar defender seus próprios números e com a mente aberta para otimizar, renegociar junto à área de compras e cortar custos quando identificado.

Em linhas gerais, pode-se afirmar que o OBZ é uma excelente ferramenta para a obtenção de redução de custos que muitas vezes já estão enraizados no dia a dia das empresas e não foram analisados com profundidade.

Fernando Méro, Head de Procurement do Magazine Luiza. Conselheiro do Inbrasc, é formado em Administração de Empresas pelo Mackenzie e com MBA pela BSP. Atua há aproximadamente dez anos no setor de suprimentos/compras e tem sólidas experiências em negociações e estruturação de áreas de compras. Tem passagem por diferentes segmentos: farmacêutico, construção civil, aviação e varejo (e-commerce).