Como identificar se existe uma subcontratada prestando serviço na planta

O que é uma empresa Subcontratada?

Quando uma empresa contratada faz a contratação de uma outra empresa sem estar previsto no contrato inicial para realizar parte do serviço, esta nova empresa leva o nome de subcontratada.

Situações assim merece uma atenção maior, tendo em vista que quanto mais aumenta o fluxo de contratação, mais difícil fica a realização do controle dentro da planta.

Identificando se existe uma subcontratada prestando serviço na planta

O ideal é que se identifique o quanto antes para que possa trabalhar de forma preditiva, evitando algum risco que porventura possa sofrer. Muitas vezes a contratada omite a informação de que está subcontratando alguma outra empresa. Pois ela acaba tendo a responsabilidade de informar quem é a subcontratada e assim enviar  e  tratar a documentação caso tenha alguma não-conformidade, isso acaba gerando um trabalho para a contratada e preferem omitir a informação para que não tenham o esforço.

Porém, se ela contratou tem o dever de assumir a responsabilidade de todo envio da documentação para a contratante principal.

4 dicas para mapear se existem ou não subcontratadas na planta

1. Alinhamento e treinamento junto aos gestores

Eles estarão direto com fornecedor na operação sabendo quais empresas que prestam serviço e quais os colaboradores que estão sempre ali. Porém, nem todos os gestores tem o conhecimento de que as empresas precisam passar por uma análise trabalhista e de saúde e segurança do trabalho, que toda documentação precisa estar conforme e não é apenas entrar e prestar o serviço, é necessário todo um gerenciamento de risco antes disso acontecer.

2. Auditoria de campo

Sabemos que o fornecedor auto declara as informações dentro de um sistema, informando quem são os colaboradores, enviando e tratando as documentações. Uma auditoria em campo vai checar se o que está no sistema de fato é o que ocorre na operação.

Exemplificando o “Colaborador A” foi indicado no sistema e tem um cargo de técnico em eletrônica, O auditor vai a campo verificar se realmente é o “Colaborador A” e não outra pessoa que está prestando o serviço, ou até se o “Colaborador A” não está executando algum serviço que não deveria.

3. Declaração emitida pelo fornecedor

Essa é uma auto declaração do fornecedor informando se existe ou não um subcontratação, caso haja o fornecedor precisa indicar a razão social do CNPJ, com essas informações, o gestor vai decidir se inclui ou não a subcontratada dentro do monitoramento de terceiros.

4. Mobilização de colaboradores

Antes do fornecedor alocar o colaborador dentro da planta para prestar o serviço, o fornecedor deve enviar a documentação dentro sistema, documento esse admissional e referente a segurança do trabalho para que haja uma análise daquela documentação. Com a análise da documentação já é possível observar se o profissional que será alocado na planta da empresa contratante, realmente é da empresa contratada ou se ela subcontratou alguma outra empresa.

É importante que se identificado uma subcontratação, a empresa contratante mãe tem previsão contratual? Está claro no contrato que a contratada pode subcontratar? Caso exista subcontratação existe alguma previsão contratual?

 Auditoria em campo e seus benefícios

É aliada no processo de identificação de subcontratadas e das informações que são declaradas via sistema, buscando observar o que está acontecendo de fato in loco.

Os benefícios de se realizar de tempos em tempos uma auditoria in loco são:

• Confirmação se os colaboradores declarados são os mesmos que prestam serviço
• Avaliar as condições do local que visa observar se existe um trabalho análogo à escravidão, olhando as condições do refeitório, ou se existe algum trabalho de risco que não foi declarado
• Avaliação do risco de acordo com a descrição da atividade, que visa identificar se o colaborador que está ali prestando serviço a 5 metros de altura tem a NR-35, se foi treinado e está capacitado para prestar aquele tipo de serviço. Com isso é realizado o double check do que está na documentação do sistema e o que está sendo executado na operação
• Verificação de quais empresas estão na planta prestando serviço, pois em alguns casos a empresa que foi contratada não presta nenhum tipo de serviço, apenas subcontratou outra empresa para realizar o trabalho

Quer saber mais benefícios da auditoria de campo? separamos 8 benefícios ao implantar uma auditoria de campo

Considerações importantes

1 – Subcontratada não deve ter acesso ao sistema de gestão de terceiros

A responsabilidade por anexar a documentação dentro do sistema com as informações dos colaboradores é a contratada

2 – Os relatórios da subcontratada são compartilhados direto para contratada que vai ter acesso ao sistema

3 – É importante controlar o contrato que foi firmado entre a contratada e subcontratada, e avaliar se existe alguma previsão de subcontratação

4 – MEI, PJ e afins também devem ser monitorados, porém, de acordo com o tipo de Constituição da empresa o escopo deve ser reduzido

Sobre a Bernhoeft

Aqui a sua segurança é o nosso Core Business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e  Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.