Quem trabalha com compras conhece o problema. A negociação com a agência de viagens corporativas foi bem-feita, o contrato está assinado e a política está publicada. Mesmo assim, uma parte relevante do gasto escapa pela ponta. Em viagens isso é ainda mais comum. A decisão de compra está pulverizada entre dezenas ou centenas de viajantes, e cada um escolhe o hotel na hora, longe de qualquer aprovação.

A Besox enfrentava exatamente esse cenário. A solução que adotou não aumentou o controle. Ela mudou o incentivo de quem compra. O resultado foi −8% no ticket médio e +37% de adesão à política de viagens.

O diagnóstico: um problema de agência, não de regra

A Besox tinha uma política bem estruturada, com teto de diária, antecedência mínima de compra, hotéis preferenciais e classe econômica em trechos curtos. O documento era conhecido, e mesmo assim o desvio era rotina.

"A gente cobrava disciplina sem oferecer nada em troca", resume Christian Santos, gerente de compras da Besox. "Se escolher o hotel mais caro não custa nada para o viajante, ele vai escolher."

Em linguagem de procurement, é um desalinhamento clássico entre quem decide e quem paga. O custo do desvio fica com a empresa e o conforto do desvio fica com o viajante. Nenhum volume de e-mails, advertências ou etapas de aprovação resolve isso de forma sustentável. Cada nova camada de controle adiciona atrito, tempo de processo e custo administrativo.

A intervenção: travel tech a serviço do compliance

A Besox adotou o programa de cashback corporativo da Loupit, travel tech e marketplace de viagens corporativas em que diferentes agências disputam cada reserva. A regra do programa é simples e pública:

• Reserva dentro da política: 2% de cashback em hospedagem para o viajante.
• Reserva fora da política: 1% de cashback.
• −8% no ticket médio. É efeito direto de reservas mais antecipadas e concentradas em fornecedores preferenciais, o que também fortalece a posição de negociação da empresa nas próximas rodadas.
• +37% de adesão à política. Na prática, é mais spend under management. A maior parte da migração veio da escolha de hotéis dentro do teto e do respeito à antecedência mínima.
• Custo incremental nulo. O cashback distribuído é uma fração da economia gerada. Não é uma nova linha de despesa, é uma participação no ganho.

O crédito é pessoal e pode ser resgatado em viagens de lazer. A compra não é bloqueada, não há multa e não há aprovação adicional. O viajante simplesmente passa a ter um motivo concreto para comprar como o departamento de compras compraria. A tecnologia faz o resto, porque mostra a regra e a recompensa no mesmo lugar onde a decisão acontece.

Os resultados, na ótica de compras

É esse último ponto que costuma convencer o CFO. Se o desvio custava mais do que o prêmio, pagar o prêmio é a opção mais barata disponível.

O ganho que não estava no business case

O objetivo era financeiro, mas o RH também capturou valor. O viajante frequente costuma ser o comercial, o técnico de campo ou o gerente de projeto, perfis caros de repor. Ele passou a perceber o programa como um reconhecimento do desgaste pessoal de viajar a trabalho.

"Economia foi o resultado que a diretoria pediu. Retenção foi o resultado que a gente não sabia que estava comprando junto", diz Christian Santos.

Para compras, isso também tem valor. A área deixa de ser vista como "a polícia da viagem" e o atrito com as áreas de negócio diminui.

Lições de gestão de viagens para compras, supply chain e procurement

1. Concentre a política nas poucas regras que movem o custo. Teto de diária, antecedência e fornecedor preferencial respondem pela maior parte do resultado.
2. Desenhe o incentivo antes do controle. Onde a decisão está pulverizada, alinhar interesses escala melhor do que aprovar caso a caso.
3. Mostre a recompensa no momento da decisão. A diferença entre 2% e 1% aparece na tela da reserva, não no relatório do mês seguinte.
4. Meça como uma categoria de gasto. Acompanhe ticket médio, adesão e spend under management mês a mês, com linha de base antes do programa.
5. Olhe para o custo total, não só para o fee. Na contratação de uma agência de viagens corporativas, a concorrência costuma ser decidida pela taxa de serviço, mas o gasto real está no preço da passagem e da hospedagem. Um marketplace de viagens corporativas inverte essa lógica, porque as agências passam a competir também pelo preço de cada viagem.

Esse tema será aprofundado no Fórum de Compras Inbrasc

No dia 7 de outubro de 2026, eu e Leonardo Crispim, CTO da Loupit, subimos ao palco do Fórum de Compras para debater como fazer uma gestão de viagens corporativas eficiente. Vamos discutir porque a taxa da agência domina as concorrências enquanto o verdadeiro gasto está no preço da viagem, como a travel tech e a inteligência artificial estão mudando a comparação entre fornecedores e como incentivos bem desenhados, como no caso Besox, elevam a adesão à política sem burocracia.

Se viagens corporativas estão na sua carteira de categorias, vale reservar esse horário na agenda.

Quer estimar o impacto na sua empresa? Use o simulador de economia da Loupit, entenda como funciona o marketplace de viagens corporativas ou conheça o programa de cashback corporativo.

Por Patrick Tytgadt, CEO da Loupit e especialista em Travel Tech

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