Mesmo com a evolução das tecnologias de previsão de demanda, gerir estoques continua sendo um grande desafio. É preciso ter uma estratégia que respeite completamente as características únicas do seu negócio. O fato de a economia ser tão dinâmica requer da gestão uma adaptação sempre rápida as mudanças.
Entrevistamos especialistas em Supply Chain e compilamos dicas valiosas para que você mantenha uma gestão de estoques otimizada e sem falhas. Confira!
Eduardo Banzato - Diretor, Grupo IMAM (Competitividade em Supply Chain, Logística e Intralogística / TOC + LEAN + 6 Sigma / Inovação)
Pedro Ribeiro - sócio fundador da Peers Consulting
Daniel Gasnier - Professor da Live University e Especialista em Otimização Logística
Walter Soubihe - Professor da Live University e Sócio Diretor da Brace Consulting
Para se aprofundar no assunto você pode conferir o nosso curso “As 8 melhores práticas de gestão de estoques. É uma mega capacitação de dois dias somando um total de 16 horas de aulas. Veja a programação por aqui!
Atualmente, em um ambiente “VUCA” (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), que integra tecnologia e automação + inovação disruptiva + omnichannel e e-commerce + pessoas e processos, o modelo de gestão de estoques se tornou um componente estratégico que precisa ser flexível o suficiente a fim de se adaptar rapidamente às necessidades. Trabalhar com modelos que focam principalmente na redução de estoques na cadeia de suprimentos pode ser um erro estratégico enorme ao passo que trabalhar com modelos pouco complexos que consideram poucas variáveis para se tomar decisões de reabastecimento também pode comprometer o resultado do negócio. O melhor modelo, portanto, é aquele onde a liderança compreende até onde vai a sua flexibilidade, possui a tecnologia necessária e suficiente para responder as demandas de cada negócio e mantém as quantidades de curto, médio e longo prazo sempre balanceadas.
Investir em planejamento é o primeiro desafio que as empresas brasileiras se deparam para alinhar as políticas de estoque com as estratégias de Supply Chain. Definir os objetivos e as estratégias corporativas, entre as quais a estratégia de Supply Chain, demanda assumir riscos e conseguir o apoio de toda a organização neste sentido. Este é um processo desgastante, pois quanto mais qualificada for a equipe profissional, maiores são as possibilidades estratégicas e mais desafiador é alcançar o consenso. Assim, o primeiro passo é o time se alinhar em relação à Estratégia de Supply Chain. Vencida esta etapa, desdobrar estratégias demanda um processo bem estruturado e metódico (ex.: Balanced Scorecard/ Hoshin Kanri) onde as pessoas possam compreender a relação de causalidade existente entre as estratégias e as ações que deverão ser balizadas pelas políticas de estoque. É neste contexto que devemos investir em um bom planejamento estratégico uma vez e, a partir daí, praticar uma gestão estratégica onde sistematicamente o processo é atualizado para atender as contínuas e novas necessidades.
Para esta questão vale a pena destacar 2 tipos de precisão dos estoques: - a precisão das QUANTIDADES de cada sku (“unidade distinta mantida em estoque) em relação à demanda e - a precisão da QUALIDADE da informação que dispomos a respeito dos estoques. Como muitas empresas já investiram em sistemas de inventário que melhoraram significativamente a qualidade das informações dos estoques, hoje, o maior desafio é predizer por meio de modelos específicos, o que, quanto e quando devemos adquirir. Ou seja, os desafios da previsão (“forecast”) nos auxiliam na gestão. Neste contexto, o histórico de demanda são ainda bons indicadores do desempenho futuro. O mesmo serve como “baseline” para prever efetivamente as demandas por SKU. Quando há mais de quatro a seis períodos de histórico de vendas, as demandas de SKU’s podem ser efetivamente previstas com os métodos de média móvel e tendência. A IMAM utiliza históricos de demanda com pelo menos um ano, pois oferecem informações suficientes para incorporar inclusive um perfil sazonal na tendência projetada. Apesar do Excel propiciar boas análises, atualmente, o ideal é utilizar tecnologia que se apoia em uma combinação de técnicas qualitativas e quantitativas para gerar previsões confiáveis. A IMAM se apoia na solução Slim4, da Slimstock que é a ferramenta que adotamos em projetos de Inventory Management. Um software avançado de gestão da demanda pode automatizar a seleção e a mudança de métodos à medida que um produto segue em seu ciclo de vida. Além disso, fornece a flexibilidade para os usuários tomarem decisões em casos específicos onde a tecnologia não consegue assegurar um bom resultado.
Para determinar o melhor modelo de gestão de estoque devem ser consideradas as características do produto (perecibilidade, obsolescência, padronização x customização ...), do mercado de atuação (previsibilidade da demanda, fatores de decisão dos clientes, tempo de entrega ideal, ....) e dos fornecedores (prazo de produção/entrega, confiabilidade, relevância, volumes mínimos, ...)
A política de estoques inicialmente deve atender as necessidades do negócio e a estratégia da companhia, determinando como esta se apresentará frente ao mercado. A estratégia de Supply Chain será uma derivada deste modelo, disponibilizando o produto certo no local certo no tempo planejado. No entanto, com evolução da cadeia de fornecimento e distribuição devem ser revistas as políticas de estoque. Ganhos de eficiência na cadeia e indicadores correlatos (cobertura estoque, PMP, critérios OTB - open to buy etc) permitem atender ao mercado com a mesma prontidão, porém com menores níveis de estoque e por consequência menor capital/risco.
Para garantir a acuracidade de estoque, além de uma cultura corporativa que dê importância ao tema devem ser empregados processos e técnicas que minimizem as diferenças entre o estoque físico e o lógico (sistema). Entre elas estão: boas práticas no processo intralogístico (conf NF vs pedido e pedido vs físico, conferência cega); realização de inventários cíclicos e gerais; implantação de iniciativas com foco em prevenção de perdas; realizar baixa contábil de produtos faltantes ou avariados tão logo seja identificada a indisponibilidade; realizar conciliação entre filiais garantindo o correto fluxo fiscal, entre outros.
Entendo que o modelo de gestão deve ser compatível com o contexto do negócio e com o grau de maturidade dos gestores. Empresas seguidoras tendem a empregar uma formula única e convencional para todos seus itens, baseando sua gestão nos recursos oferecidos por seus ERP. As melhores práticas, por outro lado, são orientadas (quase obcecadas) para o redesenho e otimização contínua da gestão de estoques e transportes, seus processos-chave no supply chain, orquestrando modelos dinâmicos sensíveis ao contexto. Na Logística 4.0 chamamos de SIO (Service & Inventory Optimization), ou Otimização do Atendimento e Estoques.
Creio que as empresas seguidoras sequer percebem que algum alinhamento entre seus colaboradores e parceiros é preciso. Por outro lado, as melhores práticas formalizam e compartilham um manual operacional onde detalham uma ampla diversidade de tratamentos, através de árvores de encaminhamento e exploram os recursos de Business Analytics.
Quando ouço “precisão do estoque” entendo que estamos tratando de acurácia dos saldos. As técnicas mais convencionais para aprimorar a acurácia dos saldos abrangem procedimentos de contagem física (inventários rotativos) combinada com automação dos processos (coletores de dados, WMS e LES). Técnicas ainda mais efetivas exploram inventários gratuitos, inteligentes e IoT.
Primeiramente é importante levar em conta a estratégia do negócio e o tipo de manufatura com o respectivo OPP (Order Penetration Point) - ponto de entrada do pedido, caracterizando a estratégia de manufatura (MTO, MTS, FTS, ETS, etc.). A partir daí, entram em jogo as estratégias de caixa da empresa e as respectivas previsões de demanda para então definir o modelo que melhor se adapte às características integradas. Importante considerar também as características de ressuprimento e políticas de estoques de segurança característicos de cada negócio.
É um quebra-cabeça onde se deveriam considerar as projeções de demanda de toda a cadeia, o que é um desafio grande dependendo do grau de maturidade dos participantes da mesma. A partir de uma visibilidade da demanda integrada da cadeia por seus respectivos produtos, matérias-primas e insumos então se pode estimar com melhor índice de acerto os estoques. Importante considerar também o nível de serviço exigido e/ou praticado pelos "elos" da cadeia, de forma a garantir que não haja ruptura na mesma.
Dentre tantas técnicas, acredito que ter bons indicadores e monitoramento do comportamento da demanda, da produção e das características operacionais de ressuprimento, seguindo as políticas estabelecidas, são indispensáveis para se chegar á precisão dos níveis de estoque de acordo com as diretrizes do negócio.