Por meio de um passo a passo simples, você gerencia melhor seus processos e permite aperfeiçoá-los
Não seria exagero dizer que a área de Supply Chain está entre as que mais utilizam indicadores de performance para trabalhar, dada a grande quantidade de tarefas a ela atribuída e a extensão da cadeia. Sem essas ferramentas, o controle de estoque, de transporte, de compras, de desempenho de fornecedores e de tantas outras tarefas fundamentais da área ficaria certamente comprometido. Mas com tamanha complexidade, seria impossível gerir e monitorar esses indicadores de forma organizada e eficiente?
“Se você não mede algo, não pode aperfeiçoá-lo”, responderia Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna. Independentemente da dificuldade de fazê-lo, é sempre recomendável encontrar formas de medir e parametrizar seu trabalho, pois é a melhor maneira de identificar os pontos positivos e negativos e acompanhar aquilo que está progredindo ou retrocedendo. Mas nosso objetivo, aqui, não é ratificar a importância das métricas, mas sim ajudá-lo na gestão e monitoramento delas.
Muitas vezes, temos os indicadores todos bem definidos, mas pecamos em sua gestão. Isso pode afetar sua eficiência e, em última instância, até inutilizá-los, já que eles não medem com a mesma qualidade que deveriam. Por isso, para monitorá-los, é necessário determinar diretrizes de controle, de modo que se possa apurar e documentar regularmente a performance de seus indicadores.
Não é difícil. Tudo isso pode ser administrado facilmente em uma planilha de Excel, por exemplo – e nem é preciso ser especialista na ferramenta para fazê-lo. A palavra chave para gestão e monitoramento é organização. Se cada etapa não for bem definida e houver rigor em sua execução, corre-se o risco de comprometer todo o processo.
Mas fique tranquilo: o passo a passo abaixo lhe auxiliará nessa tarefa!
1º passo: definir a ficha técnica do indicador
Como tudo na vida, o gerenciamento de indicadores também exige que se comece do começo. A má definição de sua função pode acarretar desempenho insatisfatório. Por isso, o primeiro passo é delimitar seus indicadores: eles não podem ter a pretensão de abocanhar tarefas que caberiam a outros, mas também não podem ser imprecisos e não prover o que deles se espera.
Organize uma ficha técnica contendo nome, descrição, fórmula e tipo de métrica. Vamos a um exemplo prático – que usaremos em todo o passo a passo: suponha que você trabalhe com gestão de estoques e precise saber quanto está sendo perdido por conta de danificação dos produtos estocados. Seria interessante criar um indicador denominado estoque indisponível para venda, descrito como percentual do estoque que está indisponível para venda em função de danos decorrentes da movimentação, armazenagem, data de vencimento ou obsolescência, regido pela fórmula (valor em estoque indisponível/valor em estoque total) x 100, medido em porcentagem.
Pronto! Já temos a ficha técnica!
2º passo: apurar os indicadores
De quanto em quanto tempo é necessário coletar informações de seus indicadores? É aqui que entra a frequência de apuração, acompanhada inevitavelmente de disciplina. Se foi definido que o indicador será apurado a cada duas semanas, deve-se fazê-lo impreterivelmente; caso contrário, não será possível adotar a tempo as medidas necessárias segundo os resultados apresentados por ele.
Em nosso caso hipotético, a periodicidade da apuração poderia ser quinzenal. Sabendo, a cada duas semanas, o percentual de estoque indisponível, pode-se proporcionar os subsídios à definição dos passos seguintes.
3º passo: definir os responsáveis
Cada indicador deve ter um “dono” – ou mais, dependendo de sua complexidade –, alguém que se responsabilizará por apurá-lo. Caberá a essa pessoa coletar os dados que compõem a fórmula e, dentro dos prazos estipulados, sintetizar as informações.
Normalmente, o responsável pela apuração é uma pessoa diretamente relacionada à operação. No exemplo em que nos estamos baseando, faria sentido eleger o gerente de armazenagem como dono do indicador, já que ele controle tudo que entra, sai e permanece no estoque e tem acesso aos dados para alimentar o indicador.
É preciso, também, escolher um responsável pelo reporte do indicador, alguém geralmente hierarquicamente superior, com poder de decisão, que avaliará as informações providas pelo indicador e, a partir delas, concluir quais ações serão tomadas.
O gerente ou o diretor da área poderia ser o responsável pelo reporte do indicador de estoque indisponível para venda.
4º passo: garantir a eficácia da fonte de dados
Não faz sentido algum cumprir todas as etapas anteriores se não existir uma fonte de dados precisa para alimentar o indicador. É função do responsável pela apuração garantir que haja documentação formal constante e organizada de tudo que for necessário ao cálculo da fórmula.
O gerente de armazenagem, em nosso caso, estaria incumbido de assegurar que sejam checados e documentados todos os produtos em estoque, disponíveis ou indisponíveis para venda, de modo que possam ser inseridos os valores na equação e, dela, extraídas informações para orientar a tomada de decisão.
5º passo: estabelecer a meta
O que seria do mundo sem as metas? Não deve existir sequer uma empresa em que a palavra nunca tenha sido mencionada. E ela vale para os indicadores também: conforme as informações forem apresentadas, pode-se estipular uma meta considerada ideal. Primeiro, determina-se o baseline, que representa o valor atual do indicador dentro do tempo de apuração. Em seguida, deve ser definida a variação que se espera no indicador e o período dentro do qual se pretende atingi-la.Um método bastante eficaz para estipulação das metas é o SMART, detalhado neste artigo do nosso blog.
Para o caso do estoque indisponível para venda, em uma situação hipotética, considere que o primeiro valor apontado pelo indicador seja de 8%. Depois de todo o processo feito, o responsável pela área poderia sugerir uma redução de 3% - para 5% - no período de dois meses. Finalmente temos a meta e o passo a passo completos!
Mas não se esqueça da nossa palavra-chave, organização. Para a gestão, é conveniente montar um dashboard compilando todos os indicadores monitorados pela área, proporcionando uma visão geral da operação.
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